電子卷宗“單套制”歸檔改革試點工作方案為進(jìn)一步推進(jìn)最高人民法院“以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔"的案件歸檔方式改革的司改試點任務(wù),落實市高院黨組進(jìn)一步做好歸檔改革工作要求,配合全市法院全流程網(wǎng)上辦案體系建設(shè),根據(jù)《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》、上海市高級人民法院《上海法院電子卷宗“單套制”歸檔改革試點工作方案》等有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我院實際,制定本方案。

一、改革目標(biāo)

深入推進(jìn)審判業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子卷宗“單套制”歸檔改革,無縫對接檔案管理系統(tǒng)與審判系統(tǒng)網(wǎng)上辦案功能,通過歸檔管理推進(jìn)實現(xiàn)電子卷宗隨案生成、規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn),大力推廣電子簽章、元數(shù)據(jù)采集等技術(shù)應(yīng)用,建立電子訴訟文件真實性、完整性、可用性和安全性檢測模式,嚴(yán)格電子檔案安全保存機(jī)制,努力形成原生電子訴訟卷宗“單套制”歸檔管理模式。

二、試點原則

歸檔改革試點工作要堅持以電子卷宗歸檔為核心的試點基本原則,即書記員在電子卷宗平臺上調(diào)整、補(bǔ)充、修改歸檔目錄及電子材料,承辦法官在電子卷宗平臺上審核歸檔材料齊全有效;檔案部門僅在電子卷宗平臺上接收電子檔案。推進(jìn)實施過程中堅持安全、可靠、有效的原則,做到歸檔業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型與電子檔案數(shù)據(jù)安全兩手共抓,確保試點進(jìn)程中業(yè)務(wù)不斷、數(shù)據(jù)不散、檔案不亂。

三、組織保障

成立試點工作領(lǐng)導(dǎo)小組,全面協(xié)調(diào)管理本院試點工作的推進(jìn)。

組長:麥玨

副組長:錢燕王賢誠張富泉

小組成員:段繼軍、費(fèi)雄雄、楊海華、蔡紅蘭徐蔚青、楊晶晶、魯維新、高金登、吳小國、張勝熠、俞向紅、錢軍、高建軍、陳銳分工與職責(zé):辦公室負(fù)責(zé)試點工作的實施與組織;立案庭負(fù)責(zé)前端電子材料規(guī)范生成的配合保障;審判業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)案件辦理過程中電子訴訟文件的形成、整理和歸檔;審監(jiān)庭(審管辦、研究室)配合辦公室、行裝科協(xié)調(diào)各審判業(yè)務(wù)部門完成全流程業(yè)務(wù)測試和試運(yùn)行工作;行裝科負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)與技術(shù)保障。

四、試點步驟

試點工作采取分階段穩(wěn)步推進(jìn)方式逐步開展。

(一)先期準(zhǔn)備階段

1.辦公室、行裝科負(fù)責(zé)與強(qiáng)然公司協(xié)調(diào)對接掃描設(shè)備的更新、軟件的安裝、掃描人員的培訓(xùn),同時安排好對法官、法官助理和書記員的試點工作培訓(xùn)事宜。

2.立案庭應(yīng)設(shè)立前端標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)采集中心,加強(qiáng)對掃描人員的管理,按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程、規(guī)范化格式,對立案階段的訴訟材料進(jìn)行掃描。

3.審判業(yè)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真落實部門內(nèi)的宣傳發(fā)動工作,并積極組織法官、法官助理和書記員參加試點工作培訓(xùn),確保每個人都能了解、掌握各自在電子卷宗平臺上的操作流程和工作要求。

(二)部分案件試點階段

2021年下半年的試點前期,我院各審判業(yè)務(wù)部門確定納入電子卷宗“單套制”歸檔改革試點的范圍分別為:

1.立案庭:全部案件;

2.刑事審判庭:沈?qū)毲俜ü賹徖淼乃邪讣?

3.民事審判庭:速裁團(tuán)隊審理的全部案件;

4.商事審判庭:涉金融機(jī)構(gòu)的借款合同糾紛案件和訴前調(diào)解成功的案件;

5.執(zhí)行局:涉信用卡糾紛的全部執(zhí)行案件;

6.執(zhí)裁庭:涉案外人執(zhí)行異議之訴的案件;

7.青東法庭:陳薇法官審理的勞動爭議糾紛案件;

8.朱家角法庭:涉三費(fèi)(撫養(yǎng)、贍養(yǎng)、扶養(yǎng))糾紛案件;

9.西虹橋法庭:全部案件;

10.審判監(jiān)督庭:監(jiān)字號案件和司法救助案件。

(三)全流程測試工作

根據(jù)先期確定的試點案件范圍,對2021年8月1日之后立案的案件,開展全流程業(yè)務(wù)測試,初步建立我院電子卷宗“單套制”歸檔流程。

1.立案庭標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)采集中心對所有立案案件,按電子卷宗歸檔要求,對當(dāng)事人提交的所有訴訟材料進(jìn)行高質(zhì)量掃描、標(biāo)準(zhǔn)化整理,確保推送至電子卷宗系統(tǒng)中的電子材料質(zhì)量滿足法官的辦案需求,符合檔案部門的歸檔標(biāo)準(zhǔn);同時,該中心還需完成立案庭、刑事審判庭和審判監(jiān)督庭三個部門審理中案件產(chǎn)生的訴訟材料的掃描、整理;

2.在民事審判庭和商事審判庭設(shè)立一個掃描點,在青東法庭、執(zhí)行局和執(zhí)裁庭設(shè)立一個掃描點,在西虹橋法庭和朱家角法庭各設(shè)立一個掃描點,分別負(fù)責(zé)掃描點所在部門審理中案件產(chǎn)生的訴訟材料的掃描、整理;

3.各審判業(yè)務(wù)部門相關(guān)承辦人員應(yīng)充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈、5G等現(xiàn)代科技,盡可能通過電子送達(dá)、在線完成審判活動、庭審記錄改革、電子簽名簽章等無紙化辦公方式,促進(jìn)審理中案件的電子卷宗材料隨案生成,同時對新增的非原生性電子文件材料及時送交指定掃描人員進(jìn)行掃描、整理;

4.辦公室加強(qiáng)對掃描服務(wù)人員的編目質(zhì)量和掃描質(zhì)量的規(guī)范化管理,在試點部門內(nèi)做好實務(wù)操作培訓(xùn);

5.辦公室牽頭、行裝科負(fù)責(zé)做好電子檔案整理中心、電子檔案離線庫區(qū)的設(shè)置準(zhǔn)備工作,做好審判系統(tǒng)中各類文書擬稿、核稿、簽發(fā)的電子簽名簽章的技術(shù)支持和保障工作。

(四)擴(kuò)大試運(yùn)行階段

先行試點2個月后,各審判業(yè)務(wù)部門再確定擴(kuò)大適用案件范圍。

(五)全覆蓋試運(yùn)行階段

自2022年1月1日起,各審判業(yè)務(wù)部門全面開展“單套制”電子卷宗歸檔試點,所有歸檔案件全部以“單套制”模式開展全覆蓋試運(yùn)行。

五、經(jīng)費(fèi)及安全保障

全院要高度重視在歸檔改革試點中“單套制”電子檔案數(shù)據(jù)、替代庭審筆錄的庭審錄音錄像數(shù)據(jù)的離線安全備份工作,嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案標(biāo)準(zhǔn),積極做好電子檔案離線庫區(qū)建設(shè)工作,開展電子檔案數(shù)據(jù)離線備份服務(wù)工作,將所需服務(wù)經(jīng)費(fèi)納入2022年行政經(jīng)費(fèi)預(yù)算中,確保我院訴訟檔案數(shù)據(jù)資源安全可靠。

上海市青浦區(qū)人民法院

2021年8月11日