滬府辦發(fā)〔2018〕36號(hào)

上海市人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)市檔案局制訂的《上海市“一網(wǎng)通辦”電子檔案管理暫行辦法》的通知

各區(qū)人民政府，市政府各委、辦、局：

　　市檔案局制訂的《上海市“一網(wǎng)通辦”電子檔案管理暫行辦法》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真按照?qǐng)?zhí)行。

　　上海市人民政府辦公廳

　　2018年10月30日

上海市“一網(wǎng)通辦”電子檔案管理暫行辦法

　　第一章　總則

　　第一條（目的依據(jù)）

　　為推進(jìn)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，規(guī)范本市電子檔案管理，確保電子檔案真實(shí)完整、安全可靠、長(zhǎng)期可用，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)和《上海市公共數(shù)據(jù)和一網(wǎng)通辦管理辦法》，制訂本辦法。

　　第二條（適用范圍）

　　本辦法適用于本市各級(jí)行政機(jī)關(guān)、履行公共管理和服務(wù)職能的事業(yè)單位(以下統(tǒng)稱(chēng)“公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)”)在政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”中直接形成、具有保存價(jià)值的各種類(lèi)型的電子檔案管理。涉及國(guó)家秘密的電子檔案管理,按照有關(guān)保密法律、法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。

　　第三條（管理原則）

　　“一網(wǎng)通辦”電子檔案是公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)依法履行職能的重要憑證，是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，其管理遵循以下基本原則：

　　（一）統(tǒng)籌規(guī)劃。將電子檔案管理納入本市政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”工作總體規(guī)劃，實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程。

　　（二）全程管理。根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)和管理要求，建立嚴(yán)密、完整的管控體系，對(duì)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”中應(yīng)歸檔電子文件的收集與采集、歸檔與整理、保存與利用、移交與接收等，實(shí)行全程管理。

　?。ㄈ┓奖憷?。充分發(fā)揮電子檔案高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”中電子檔案分層次、分類(lèi)別、按需求、按權(quán)限的共享利用。

　?。ㄋ模┐_保安全。嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)的要求，采取有效的技術(shù)手段和管理措施，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

　　第四條（概念界定）

　　本辦法所稱(chēng)的電子文件，是指公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。

　　本辦法所稱(chēng)的電子檔案，是指具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

　　第五條（職責(zé)分工）

　　市、區(qū)檔案行政管理部門(mén)依照管理職責(zé)，負(fù)責(zé)管轄范圍的政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”中電子檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)“一網(wǎng)通辦”電子檔案管理的主體責(zé)任，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)電子檔案管理，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全。市大數(shù)據(jù)中心在市檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，建設(shè)和完善“一網(wǎng)通辦”在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子檔案管理系統(tǒng)。

　　市、區(qū)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定，開(kāi)展電子檔案接收工作，促進(jìn)電子檔案規(guī)范接收、長(zhǎng)久保存和共享利用。

　　第六條（系統(tǒng)功能）

　　“一網(wǎng)通辦”在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)以及公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)按照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）、《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T31914-2015）、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，建設(shè)和完善電子檔案管理基本功能。

　　（一）收集與采集功能。能以自動(dòng)或半自動(dòng)方式，完整收集形成于不同職能部門(mén)的各類(lèi)應(yīng)歸檔電子文件、采集必要元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)電子文件的內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、各組件的自動(dòng)關(guān)聯(lián)。

　?。ǘw檔與整理功能。內(nèi)置電子檔案分類(lèi)方案、檔號(hào)規(guī)則、歸檔范圍與保管期限表、元數(shù)據(jù)方案等，具備歸檔電子文件的自動(dòng)歸類(lèi)、排序、命名、編號(hào)、編目、著錄和格式轉(zhuǎn)換等功能，并按照國(guó)家和本市有關(guān)規(guī)定，生成歸檔數(shù)據(jù)包，或向歸檔接口推送歸檔數(shù)據(jù)。

　　（三）保存與利用功能。支持?jǐn)?shù)字檔案信息和存儲(chǔ)介質(zhì)的長(zhǎng)期保存，具備電子檔案及其數(shù)據(jù)庫(kù)在線(xiàn)存儲(chǔ)、離線(xiàn)存儲(chǔ)、備份與恢復(fù)功能。具備電子檔案的檢索、篩選、輸出和利用登記功能，支持在線(xiàn)申請(qǐng)、審批、閱覽、授權(quán)下載與打印。

　　（四）移交與接收功能。支持不同門(mén)類(lèi)電子檔案及其元數(shù)據(jù)向檔案館移交，按照國(guó)家和本市有關(guān)規(guī)定生成移交數(shù)據(jù)包，或向電子檔案接收平臺(tái)推送移交數(shù)據(jù)，并具備規(guī)范格式的電子檔案在線(xiàn)接收和離線(xiàn)接收功能。

　　第七條（法律效力）

　　“一網(wǎng)通辦”電子檔案應(yīng)具備法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式，收集、歸檔、保存、利用、移交、接收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)應(yīng)有可靠的技術(shù)保障措施，確保其信息真實(shí)、內(nèi)容完整、來(lái)源可靠，能有效利用。

　　真實(shí)、完整、可用、安全的電子檔案，與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力，法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外。

　　第二章　收集與采集

　　第八條（歸檔電子文件收集）

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定，完整收集本單位在政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”中形成、辦理的文本、圖像、音頻、視頻、多媒體等不同形式的應(yīng)歸檔電子文件。

　　第九條（元數(shù)據(jù)采集）

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)在電子文件形成、辦理過(guò)程中，應(yīng)采集必要的背景、結(jié)構(gòu)、簽署、時(shí)間、業(yè)務(wù)行為等元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)各要素應(yīng)符合《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46-2009）、《照片類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014）、《錄音錄像類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63-2017）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。

　　第十條（格式要求）

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)收集、采集的應(yīng)歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)格式，須符合《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T47-2009）、《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T48-2009）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，并能夠支持國(guó)家綜合檔案館向長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)換。

　　第三章　歸檔與整理

　　第十一條（歸檔范圍）

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》《照片檔案整理規(guī)范》(GB/T11821-2002)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）等規(guī)定，制定本單位“一網(wǎng)通辦”電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限表，并結(jié)合實(shí)際，予以動(dòng)態(tài)調(diào)整和補(bǔ)充完善。

　　第十二條（保管期限）

　　“一網(wǎng)通辦”電子檔案保管期限，一般為永久、定期（30年、10年）。

　　第十三條（歸檔時(shí)間）

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)“一網(wǎng)通辦”中辦結(jié)的具有保存價(jià)值的電子文件即時(shí)歸檔，定期導(dǎo)入相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，并由本單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)管理。

　　第十四條（歸檔方式）

　　“一網(wǎng)通辦”電子文件可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線(xiàn)歸檔，也可以存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上進(jìn)行離線(xiàn)歸檔。

　　歸檔電子文件可單獨(dú)采用電子歸檔形式，法律、法規(guī)另有規(guī)定的除外。行政審批的結(jié)論性文件中具有永久保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠卷并同時(shí)歸檔。

　　第十五條（檔案整理）

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，對(duì)應(yīng)歸檔電子文件進(jìn)行排序、編號(hào)等系統(tǒng)整理，組成保管單位，對(duì)電子檔案進(jìn)行命名和有序存儲(chǔ)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　第十六條（“四性”檢測(cè)）

　　“一網(wǎng)通辦”電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)按照《文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求》（DA/T70-2018）進(jìn)行真實(shí)、完整、可用、安全方面的檢測(cè)，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）的要求，向本單位檔案部門(mén)辦理歸檔手續(xù)。

　　第四章　保存與利用

　　第十七條（數(shù)據(jù)存儲(chǔ)）

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)“一網(wǎng)通辦”電子檔案的重要程度以及利用需要，選擇符合規(guī)范的在線(xiàn)存儲(chǔ)和離線(xiàn)存儲(chǔ)方式存儲(chǔ)電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)和各類(lèi)管理日志。

　　第十八條（數(shù)據(jù)備份）

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《上海市電子檔案和數(shù)字化檔案?jìng)浞蒉k法》，制訂“一網(wǎng)通辦”電子檔案的備份策略，開(kāi)展在線(xiàn)備份和離線(xiàn)備份工作。

　　第十九條（利用方式）

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)以權(quán)限管理為基礎(chǔ)，提供“一網(wǎng)通辦”電子檔案的多途徑、多角度利用，利用方式包括瀏覽、檢索、復(fù)制、下載、打印、借閱、接口調(diào)用等，電子檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用和保密安全的相關(guān)規(guī)定。

　　第二十條（利用服務(wù)）

　　“一網(wǎng)通辦”電子檔案利用服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)做好利用登記和利用審批，記錄利用效果。

　　第五章　移交與接收

　　第二十一條（檔案移交）

　　公共管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《上海市電子檔案移交和接收管理辦法》的要求，向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交“一網(wǎng)通辦”電子檔案。移交的基本要求為：

　?。ㄒ唬┍９芷谙逓橛谰?、30年的電子檔案列入移交范圍。

　?。ǘ╇娮訖n案一般自形成之日起5年內(nèi)移交。對(duì)于有特殊要求的電子檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)移交時(shí)間。

　?。ㄈ耙痪W(wǎng)通辦”在線(xiàn)政務(wù)服務(wù)平臺(tái)保存的電子檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線(xiàn)移交。線(xiàn)下窗口保存的電子檔案，可存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上進(jìn)行離線(xiàn)移交。

　　第二十二條（檔案接收）

　　市、區(qū)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)按照《上海市電子檔案移交和接收管理辦法》的要求，接收“一網(wǎng)通辦”電子檔案。接收的基本要求為：

　?。ㄒ唬n案館接收電子檔案的范圍，參照國(guó)家和本市有關(guān)檔案進(jìn)館范圍的規(guī)定執(zhí)行。

　　（二）檔案館應(yīng)建立電子檔案接收平臺(tái)，對(duì)“一網(wǎng)通辦”電子檔案進(jìn)行在線(xiàn)接收和離線(xiàn)接收。

　?。ㄈn案館應(yīng)按照規(guī)定的格式和質(zhì)量要求，接收“一網(wǎng)通辦”電子檔案，并辦理電子檔案移交接收手續(xù)。

　　第六章　附則

　　第二十三條（遵照?qǐng)?zhí)行）

　　水務(wù)、電力、燃?xì)狻⑼ㄐ?、公共交通、民航、鐵路等公用事業(yè)運(yùn)營(yíng)單位在依法履行公共管理和服務(wù)職責(zé)過(guò)程中形成的電子檔案的管理，適用本辦法。

　　第二十四條（參照?qǐng)?zhí)行）

　　運(yùn)行經(jīng)費(fèi)由本市各級(jí)財(cái)政保障的其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體等單位以及中央國(guó)家機(jī)關(guān)派駐本市的相關(guān)管理單位在依法履行公共管理和服務(wù)職責(zé)過(guò)程中形成的電子檔案的管理，可參照本辦法執(zhí)行。

　　第二十五條（施行日期）

　　本辦法自2018年11月1日起施行，有效期至2020年10月31日。

　　上海市檔案局

　　2018年10月23日